Cómo organizar tu negocio cuando tienes demasiadas ideas
El problema de muchos emprendedores no es la falta de trabajo. Es tener demasiado. Y demasiadas ideas. Y demasiados frentes abiertos a la vez, como un malabarista que empezó con tres pelotas y ahora tiene doce, dos antorchas y un gato.
Si tienes la cabeza llena de proyectos, clientes, mejoras y «cosas que haría si tuviera tiempo», este artículo es para ti. Yo también he estado ahí. Bueno, a veces sigo.
¿Por qué cuando todo es importante nada lo es?
Ideas, clientes, tareas, mejoras, oportunidades. Todo parece urgente. Todo parece necesario. Todo parece que, si no lo haces ya, se te va a escapar.
Pero tu tiempo y tu energía son limitados (aunque el café ayude, no hace milagros). Si repartes tu atención entre veinte cosas, cada una recibe un 5 %. Y con un 5 % no se termina nada bien.
Tener muchas ideas no es el problema. El problema es querer ejecutarlas todas a la vez.
¿Cuál es el error más común al organizarse?
Meterlo todo en la misma lista.
La tarea de responder un email, la idea de lanzar un curso, la llamada al gestor y el proyecto del cliente más importante del año, todo en la misma lista, al mismo nivel. Es como guardar en el mismo cajón los calcetines, las facturas y las llaves del coche.
Cuando lo mezclas todo, pierdes claridad. Y sin claridad, decides peor. Siempre.
¿Cómo organizo yo los proyectos cuando tengo demasiados?
Separo en tres cajones, y cada uno tiene sus propias reglas:
- Proyectos activos (máximo entre 3 y 5). Los que se están moviendo de verdad esta semana. Si entra uno nuevo, otro tiene que salir o terminarse. Sin excepciones (bueno, con muy pocas).
- Backlog de ideas. Todo lo demás. Ideas buenas, ideas regulares e ideas que se te ocurrieron a las tres de la mañana y que mejor revisar con luz de día. Aquí no se pierde nada, pero tampoco se hace nada todavía.
- Operativo diario. Emails, facturas, gestiones, llamadas. Va aparte para que no se coma el tiempo de los proyectos.
Si quieres verlo más en detalle, lo explico en cómo organizo los proyectos en el emprendimiento digital.
¿Qué hago con las ideas nuevas que me surgen?
Apuntarlas y olvidarte de ellas. En ese orden.
Las ideas nuevas son como los cachorros: monísimas, irresistibles y dan muchísimo trabajo. Si adoptas cada una que te encuentras, en un mes tienes la casa patas arriba.
Apúntala en el backlog. Si dentro de un mes sigue pareciéndote buena, ya decidirás si entra en activos. La mayoría, te adelanto, no sobreviven al mes. Y es mejor así.
¿Cuál es la regla más importante?
Esta:
Lo que no está en activo, no existe hoy. No se toca. No se piensa. No se ejecuta.
Parece fácil, pero cuesta muchísimo. Tu cabeza va a intentar colarte la idea del backlog a mitad de la tarde. «Solo voy a mirar una cosita…». No. Ahí no. Si es tan buena, seguirá ahí cuando le toque.
¿Cada cuánto reviso las prioridades?
Una vez a la semana. Me siento, miro los proyectos activos, veo qué ha avanzado, qué se ha atascado y si algo del backlog merece subir. Media hora, como mucho.
Sin esa revisión, el sistema se oxida y vuelves al caos sin darte cuenta. Y si te cuesta mantener la constancia, aquí te cuento el sistema que uso incluso cuando no tengo ganas.
¿Entonces tengo que hacer más cosas?
No. Necesitas decidir mejor qué entra.
Organizar tu negocio no va de hacer más cosas en menos tiempo. Va de hacer menos cosas, pero las correctas, y terminarlas. Un proyecto terminado vale más que diez empezados. Aunque los diez empezados queden muy bien en la lista.